Privacy bij ziekteverzuim: wat mag een werkgever wel en niet vragen?
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens handhaaft hier actief op, en juist bij ziekmeldingen gaat het vaak mis — meestal met de beste bedoelingen.
6 minuten lezen
Wat de werkgever wél mag registreren
- Het telefoonnummer en verblijfadres tijdens ziekte.
- De vermoedelijke duur van het verzuim.
- Lopende afspraken en werkzaamheden die overgedragen moeten worden.
- Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval.
- Of er een vangnetbepaling van de Ziektewet van toepassing is (zonder details).
Wat de werkgever niet mag vragen of vastleggen
Geen diagnose, geen klachten, geen behandeling, geen medicatie, geen afspraken met zorgverleners. Ook niet als de werknemer het uit zichzelf vertelt: vrijwillig gedeelde medische informatie mag je niet vastleggen in het personeelsdossier. De reden is simpel — in de arbeidsrelatie is toestemming nooit echt vrij.
Wat de bedrijfsarts wel mag terugkoppelen
De bedrijfsarts rapporteert uitsluitend over functionele mogelijkheden en beperkingen, prognose, verwachte hersteldatum en re-integratieadvies. Geen diagnose. De werknemer heeft daarnaast een blokkeringsrecht bij bepaalde onderzoeken en mag de rapportage vooraf inzien.
Verwerkersovereenkomst en bewaartermijnen
Met de arbodienst of bemiddelingspartij sluit je een verwerkersovereenkomst wanneer die namens jou persoonsgegevens verwerkt. Verzuimgegevens bewaar je niet langer dan nodig; voor re-integratiedossiers geldt in de regel twee jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst.
Zo richt je het praktisch in
- Train leidinggevenden op wat zij wel en niet mogen vragen.
- Gebruik een ziekmeldingsformulier dat alleen toegestane velden bevat.
- Scheid het verzuimsysteem van het personeelsdossier.
- Beperk toegang tot verzuiminformatie tot wie het strikt nodig heeft.
- Leg vast wie welke gegevens mag inzien en evalueer dat jaarlijks.
Veelgestelde vragen
- Mag ik als werkgever de bedrijfsarts om een diagnose vragen?
- Nee. De bedrijfsarts is gebonden aan het beroepsgeheim en rapporteert alleen over belastbaarheid en re-integratiemogelijkheden.
- Mag een bemiddelingsbureau medische gegevens ontvangen?
- Nee. Een bemiddelaar verwerkt zakelijke gegevens van opdrachtgevers en beroepsgegevens van artsen; medische dossiers blijven onder het beroepsgeheim van de arts.
Verzuim regelen zonder privacyrisico
Wij verwerken uitsluitend zakelijke gegevens; medische informatie blijft bij de arts. Zo houd je je verzuimproces AVG-proof.
Bekijk de aanpak voor opdrachtgevers →Verder lezen op deze site
Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch of medisch advies. Voor een concrete situatie adviseren wij afstemming met een bedrijfsarts of jurist.
Een arts nodig of zelf beschikbaar?
Laat je aanvraag of aanmelding achter. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord van een van onze contactpersonen. Dit zijn doorgaans artsen met ervaring binnen de bedrijfsgeneeskunde.