Wet verbetering poortwachter: het stappenplan per week
Bij langdurig ziekteverzuim hebben werkgever en werknemer re-integratieverplichtingen. Hieronder staat het gebruikelijke tijdpad vanaf de eerste ziektedag, met de rol van de bedrijfsarts. Het is geen volledig handelingsadvies: bijzondere situaties, zoals een tijdelijk contract of een Ziektewetuitkering, kunnen een ander traject vragen.
7 minuten lezen
Week 1: ziekmelding en eerste contact
Registreer als werkgever de ziekmelding en geef deze uiterlijk binnen een week door aan de arbodienst of bedrijfsarts. Controleer daarnaast eventuele eerdere meldafspraken. Het tijdpad wordt in beginsel berekend vanaf de eerste ziektedag; later doorgeven verschuift de termijnen niet.
Vraag bij de ziekmelding naar de vermoedelijke verzuimduur en de toegestane praktische contact- en overdrachtsgegevens. Vraag als werkgever niet naar de aard of oorzaak van de ziekte, zoals diagnose, klachten of behandeling, en vraag niet zelf naar medische of functionele beperkingen. Laat de beoordeling van belastbaarheid aan de bedrijfsarts en bespreek passende werkzaamheden op basis van diens advies.
Medische details horen niet thuis in de reguliere verzuimregistratie van de werkgever. Ook een vrijwillige mededeling van de werknemer maakt registratie daarvan niet zonder meer toegestaan. Verwerking door de bedrijfsarts of andere bevoegde professionals moet voldoen aan de privacy- en geheimhoudingsregels.
Rond week 6: probleemanalyse
Bij dreigend langdurig verzuim wordt in beginsel uiterlijk zes weken na de eerste ziektedag een probleemanalyse opgesteld. Of een analyse nodig is en of een bijzondere situatie een andere aanpak vraagt, hangt af van de omstandigheden. De Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar en de UWV-instructies zijn hierbij leidend.
De voor werkgever en werknemer bestemde probleemanalyse bevat de voor re-integratie noodzakelijke informatie over inzetbaarheid, verwachte duur en mogelijke vervolgstappen, zonder diagnose of behandelgegevens. Het medische dossier blijft daarvan gescheiden.
De bedrijfsarts heeft een centrale, wettelijk verankerde rol bij de bedrijfsgeneeskundige beoordeling. Een basisarts, ANIOS, AIOS of andere professional kan niet zonder meer zelfstandig met een geregistreerd bedrijfsarts worden gelijkgesteld. Welke werkzaamheden anderen mogen uitvoeren, hangt af van hun bevoegdheid, bekwaamheid en de geldende voorwaarden voor supervisie of taakdelegatie. Beperkte beschikbaarheid kan de tijdige planning bemoeilijken; regel die daarom tijdig.
Rond week 8: plan van aanpak
Als een plan van aanpak vereist is, stellen werkgever en werknemer dit samen op aan de hand van de probleemanalyse, in beginsel binnen twee weken daarna. Bij de gebruikelijke planning is dat uiterlijk in week acht. Leg concrete afspraken, doelen, een casemanager en evaluatiemomenten vast.
Volg de actuele UWV-instructies voor het vastleggen en ondertekenen van het plan. Noteer ook de standpunten van werkgever en werknemer. Vraag bij weigering of onenigheid juridisch advies over de juiste vastlegging; laat het dossier niet stilvallen.
Tijdens het traject: voortgang en spoor 2
Bespreek regelmatig de voortgang, bij de gebruikelijke UWV-planning ten minste eenmaal per zes weken. Stel afspraken zo nodig bij en vraag bij veranderingen in belastbaarheid een nieuw advies van de bedrijfsarts.
Beoordeel tijdig of naast re-integratie bij de eigen werkgever (spoor 1) ook werk bij een andere werkgever (spoor 2) nodig is. Kijk niet alleen naar terugkeer in het eigen werk, maar ook naar ander passend werk bij de eigen werkgever. Wacht niet automatisch tot het tweede ziektejaar. Leg het concrete perspectief op duurzame werkhervatting en de afweging over timing vast, volgens de toepasselijke UWV-beoordelingscriteria.
Na 42 weken: melding bij UWV
Is de werknemer 42 weken ziek, doe dan de 42e-weeksmelding uiterlijk op de eerste werkdag daarna. Bij een te late melding kan UWV een boete opleggen; dat is geen automatisch gevolg in iedere situatie.
Deze melding is een afzonderlijke administratieve verplichting en vervangt de inhoudelijke re-integratieverplichtingen niet. Volg de actuele UWV-instructies, ook bij bijzondere verzuimsituaties.
Rond week 52: eerstejaarsevaluatie
Werkgever en werknemer evalueren rond het einde van het eerste ziektejaar schriftelijk de voortgang, het resultaat en het vervolg van de re-integratie. Gebruik de actuele UWV-instructies en leg ook eventuele bijstelling van het plan van aanpak vast.
Beoordeel opnieuw de mogelijkheden binnen spoor 1 en de noodzaak en voortgang van spoor 2. Onvoldoende onderbouwde vertraging bij spoor 2 kan meewegen in het oordeel dat de re-integratie-inspanningen onvoldoende zijn. Het kalenderjaar op zichzelf bepaalt niet of een loonsanctie volgt.
Week 88 tot 93: voorbereiding en aanvraag WIA
In het gebruikelijke traject ontvangt de werknemer rond week 88 informatie van UWV over de WIA-aanvraag. Zorg tijdig voor de benodigde onderdelen van het re-integratieverslag, waaronder een actueel oordeel van de bedrijfsarts en de eindevaluatie van werkgever en werknemer, doorgaans rond week 91.
De werknemer vraagt in het gebruikelijke WIA-traject uiterlijk in week 93 de uitkering aan. Volg altijd de concrete uiterste aanvraagdatum in de UWV-brief. Medische informatie blijft gescheiden van de werkgeversdocumenten en wordt niet aan de werkgever verstrekt.
Rond week 104: beoordeling en einde wachttijd
De gebruikelijke WIA-wachttijd is 104 weken. Week 104 is geen algemene deadline om het dossier pas af te ronden: de aanvraag en benodigde stukken moeten eerder gereed zijn. Bijzondere situaties of een verlenging kunnen een ander tijdpad opleveren.
UWV beoordeelt aan de hand van het re-integratieverslag het bereikte resultaat en, waar nodig, de verrichte inspanningen en eventuele deugdelijke redenen voor tekortkomingen. Eventuele gevolgen verschillen voor werkgever en werknemer. Bij onvoldoende inspanningen van de werkgever zonder deugdelijke grond kan UWV de loondoorbetalingsplicht met maximaal 52 weken verlengen. Het missen van één termijn leidt niet automatisch tot zo'n loonsanctie.
Aandachtspunten bij re-integratie
- Leg afspraken, evaluaties en afwegingen over spoor 1 en spoor 2 schriftelijk vast.
- Plan de beschikbaarheid van de bedrijfsarts tijdig; een capaciteitsprobleem heft wettelijke verplichtingen niet op.
- Leg onduidelijkheden of bezwaren bij een advies voor aan de bedrijfsarts en documenteer de vervolgstappen. Een eigen onderbouwing maakt afwijking niet automatisch verantwoord; een deskundigenoordeel van UWV kan in passende gevallen helpen.
- Registreer als werkgever uitsluitend toegestane, noodzakelijke verzuim- en re-integratiegegevens en beperk de toegang. Neem geen diagnose, klachten of behandelgegevens op in het personeelsdossier, ook niet enkel omdat de werknemer die vrijwillig vertelt.
- Controleer bij een concrete zaak de toepasselijke regels en actuele UWV-instructies met de bedrijfsarts of een juridisch deskundige.
Veelgestelde vragen
- Leidt een gemiste termijn automatisch tot een loonsanctie?
- Nee. UWV beoordeelt het re-integratieresultaat en zo nodig de inspanningen en de redenen voor tekortkomingen. Bij onvoldoende inspanningen van de werkgever zonder deugdelijke grond kan de loondoorbetalingsplicht met maximaal 52 weken worden verlengd. Een te late 42e-weeksmelding kan daarnaast tot een boete leiden.
- Mag een casemanager zelfstandig de probleemanalyse maken?
- Een casemanager is vanuit die procesrol niet zelfstandig bevoegd tot de bedrijfsgeneeskundige beoordeling. De casemanager kan het proces bewaken en de administratie voeren binnen de privacyregels. Welke onderdelen andere professionals mogen uitvoeren, hangt af van hun kwalificaties en de geldende voorwaarden voor supervisie of taakdelegatie; regel de verantwoordelijkheden met de bedrijfsarts.
Extra artsencapaciteit nodig?
Je krijgt binnen twee werkdagen reactie op je aanvraag. Daarna presenteren we een of meer geschikte kandidaten, afhankelijk van beschikbaarheid en je vraag. Bemiddeling is geen garantie dat wettelijke termijnen worden gehaald; werkgever en arbodienst blijven verantwoordelijk voor hun eigen verplichtingen.
Bekijk wat wij voor opdrachtgevers doen →Verder lezen op deze site
Bronnen
Redactioneel bijgewerkt op 7 oktober 2026. Raadpleeg de actuele versies van de bronnen.
- UWV — Stappenplan bij ziekte van een werknemer (Engelstalig)
- Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar
- Beleidsregels beoordelingskader poortwachter
- Autoriteit Persoonsgegevens — Regels voor werkgevers bij zieke werknemers
- AVG — onder meer artikel 9 over gezondheidsgegevens
- NVAB — Leidraad taakdelegatie en supervisie
Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch of medisch advies. Voor een concrete situatie adviseren wij afstemming met een bedrijfsarts of jurist.
Een arts nodig of zelf beschikbaar?
Laat je aanvraag of aanmelding achter. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord van een van onze contactpersonen. Dit zijn doorgaans artsen met ervaring binnen de bedrijfsgeneeskunde.